Datenschutzerklärung
Hinweis: Diese Datenschutzerklärung ist eine rechtliche Vorlage auf Basis der zum Erstellungszeitpunkt üblichen Anforderungen (DSGVO, TDDDG/TTDSG). Sie ersetzt keine anwaltliche Prüfung und muss vor Veröffentlichung anhand der tatsächlich eingesetzten Dienste, Auftragsverarbeiter, Speicherorte und Datenflüsse von HVID vollständig geprüft, ergänzt und ggf. korrigiert werden.
1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:
HVID-Dresden, Inh. Stefan Müller
August-Bebel-Str. 2a
01728 Bannewitz
E-Mail: kontakt@hvid-dresden.de
Telefon: 0172 2584476
2. Allgemeines zur Datenverarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist, oder soweit wir gesetzlich hierzu verpflichtet sind bzw. Sie eingewilligt haben. Rechtsgrundlagen sind insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. a, b, c und f DSGVO.
3. Hosting
Diese Website wird bei folgendem externen Dienstleister gehostet:
ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich, Inhaber: René Münnich, Hauptstraße 68,
D-02742 Friedersdorf. Die Server befinden sich nach Angaben des Anbieters in
Deutschland (Dresden). Personenbezogene Daten, die auf dieser Website erfasst
werden, werden auf den Servern des Hosters verarbeitet. Der Einsatz erfolgt auf
Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (Art. 28 DSGVO).
Server-Logfiles
Der Provider der Website erhebt und speichert automatisch Informationen in sogenannten Server-Logfiles, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Dies sind: Browsertyp/-version, verwendetes Betriebssystem, Referrer-URL, Hostname des zugreifenden Rechners, Uhrzeit der Serveranfrage, IP-Adresse. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen erfolgt nicht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der technisch fehlerfreien Darstellung und der Sicherheit unserer Website).
4. Kontaktaufnahme über das Kontaktformular
Wenn Sie uns über das Kontaktformular Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Angaben aus dem Anfrageformular inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert und per E-Mail an uns übermittelt. Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahme bzw. Vertragsanbahnung), sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) bzw. auf Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), sofern diese abgefragt wurde.
Zum Schutz vor missbräuchlicher Nutzung des Formulars (Spam) werden technische Maßnahmen wie ein für Menschen unsichtbares Formularfeld ("Honeypot"), eine Mindestausfüllzeit sowie ein IP-basiertes Rate-Limiting eingesetzt. Hierzu wird ein nicht umkehrbarer, täglich rotierender Hash Ihrer IP-Adresse kurzzeitig verarbeitet; eine Speicherung der Klartext-IP-Adresse erfolgt nicht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Schutz unserer Website vor Missbrauch).
5. Digitaler HVID-Assistent (KI-gestützte Anliegenaufnahme)
Auf unserer Website bieten wir einen digitalen Assistenten an, mit dem Sie Ihr Anliegen in eigenen Worten schildern können. Der Assistent stellt anschließend automatisiert wenige, gezielte Rückfragen, kategorisiert Ihr Anliegen und erstellt eine Zusammenfassung, die Ihnen vor dem Versand angezeigt wird. Erst nach Ihrer ausdrücklichen Bestätigung wird die Anfrage strukturiert per E-Mail an HVID übermittelt.
5.1 Wie die Verarbeitung technisch abläuft
Ihre Eingaben werden nicht direkt an einen externen KI-Anbieter aus Ihrem Browser übertragen, sondern zunächst an unseren eigenen Server gesendet. Unser Server leitet die für die Verarbeitung notwendigen Textinhalte serverseitig – mit einem sicher hinterlegten API-Schlüssel – an den eingesetzten KI-Dienst weiter und verarbeitet dessen Antwort, bevor sie an Sie zurückgegeben wird.
5.2 Datenminimierung
Der Assistent ist so gestaltet, dass nur die für die Bearbeitung Ihres Anliegens notwendigen Angaben abgefragt werden. Bitte geben Sie im Chat keine sensiblen Daten (z. B. Gesundheitsdaten, Daten Dritter ohne deren Kenntnis) an, die für Ihr Anliegen nicht erforderlich sind.
5.3 Speicherdauer
Der Gesprächsverlauf wird während der aktiven Sitzung im Browser gehalten und beim Absenden zusammen mit Ihren Kontaktdaten (Name, E-Mail, optional Telefonnummer) per E-Mail an HVID übermittelt. Auf unserem Server erfolgt keine darüber hinausgehende dauerhafte Speicherung des Chatverlaufs; es werden lediglich kurzlebige, IP-hash-basierte Zähler zur Missbrauchsprävention (Rate-Limiting) verarbeitet, die automatisiert nach kurzer Zeit verfallen bzw. überschrieben werden. Die per E-Mail übermittelte Anfrage wird entsprechend unserer sonstigen Aufbewahrungspflichten für Geschäftskorrespondenz behandelt.
5.4 Keine Nutzung zu Trainingszwecken
Mit dem eingesetzten KI-Anbieter ist vorgesehen, dass Ihre Eingaben nicht zum Training der KI-Modelle des Anbieters verwendet werden, soweit dies vertraglich bzw. technisch mit dem jeweiligen Anbieter sichergestellt werden kann.
5.5 Drittlandübermittlung
Sofern der eingesetzte KI-Anbieter Daten außerhalb der EU/des EWR verarbeitet, erfolgt dies nur auf Grundlage geeigneter Garantien (z. B. EU-Standardvertragsklauseln) bzw. eines Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission.
5.6 Rechtsgrundlage
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bearbeitung Ihrer Anfrage im Rahmen vorvertraglicher Maßnahmen) sowie ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten, strukturierten Anliegenaufnahme).
5.7 Alternative ohne KI-Nutzung
Die Nutzung des digitalen Assistenten ist freiwillig. Sie können Ihr Anliegen jederzeit alternativ über das klassische Kontaktformular, per Telefon oder E-Mail an uns richten, ohne dass eine KI-gestützte Verarbeitung erfolgt.
5.8 Grenzen des digitalen Assistenten
Der digitale Assistent erteilt keine verbindlichen rechtlichen Auskünfte, trifft keine Entscheidungen im Namen von HVID und gibt keine verbindlichen Zusagen zu Kosten, Terminen oder Bearbeitungszeiten ab. Bei unmittelbarer Gefahr (z. B. Feuer, Gasgeruch, akuter Wasseraustritt) verweisen wir ausdrücklich darauf, zunächst die zuständigen Notfallstellen zu kontaktieren.
6. Cookies und externe Ressourcen
Diese Website ist bewusst datensparsam aufgebaut. Es werden keine Marketing- oder Tracking-Cookies eingesetzt. Schriftarten und Icons werden lokal bzw. systemseitig eingebunden, es erfolgt keine Einbindung externer Schriftarten-Server. Sofern technisch notwendige Cookies eingesetzt werden (z. B. zur Aufrechterhaltung einer Formularsitzung), erfolgt dies auf Grundlage von § 25 Abs. 2 TDDDG bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, ohne dass hierfür eine Einwilligung erforderlich ist.
Sollten künftig einwilligungspflichtige Dienste (z. B. Analyse-Tools, eingebettete Karten, Social-Media-Plugins) eingesetzt werden, wird vor deren Einsatz ein technisch korrektes Consent-Management-Tool (Cookie-Banner) implementiert und diese Datenschutzerklärung entsprechend ergänzt. Aktuell ist kein solcher Dienst im Einsatz.
7. Ihre Rechte als betroffene Person
Ihnen stehen gegenüber uns hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten folgende Rechte zu:
- Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
- Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
- Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
- Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
Ihnen steht zudem ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu (Art. 77 DSGVO).
8. Speicherdauer
Soweit in dieser Erklärung keine speziellere Speicherdauer genannt wurde, werden Ihre personenbezogenen Daten bei uns gelöscht, sobald sie für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
9. SSL-/TLS-Verschlüsselung
Diese Website nutzt aus Sicherheitsgründen eine SSL-/TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie an dem Schlosssymbol in der Adresszeile Ihres Browsers sowie daran, dass die Adresszeile mit "https://" beginnt.
10. Änderung dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen.
Diese Datenschutzerklärung wurde als allgemeine Vorlage erstellt und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Bitte vor Veröffentlichung insbesondere die Angaben zu Hosting-Anbieter, KI-Anbieter und etwaigen weiteren eingesetzten Diensten vervollständigen und rechtlich prüfen lassen.